1. Przewodniczącym lub zastępcą kółka może zostać osoba posiadająca co najmniej 10 punktów z wybranej dziedziny.
2. Każdy pracownik szkoły może zostać opiekunem dowolnego kółka. Do jego obowiązków należeć będzie luźny nadzór działalności uczniów i studentów, wsparcie fabularne, możliwość organizowania spotkań bądź proponowania zadań. Punkty kuferkowe nie są liczone przy naborze. Jeśli opiekun kółka nie będzie się udzielał fabularnie przez okres 2 miesięcy, zostanie automatycznie usunięty ze stanowiska. Dłuższe nieobecności nie będą usprawiedliwieniem; w razie wyjątkowych sytuacji możecie zgłaszać to moderatorowi odpowiedzialnemu za kółka. By wrócić na stanowisko, wystarczy zrobić spotkanie i zgłosić to poniżej, o ile stanowisko nie jest już zajęte. Opiekunem można być tylko jednej grupy. Jeśli jesteś opiekunem kółka, druga Twoja postać nie może być jej przewodniczącym.
Od 10.10.23 może być dwóch opiekunów kółka, jeśli jeden to nauczyciel fabularny (nie dwóch asystentów) i obydwoje uczą różnych dziedzin.
3. Nie ma ograniczenia odnośnie ilości kółek, do których może należeć jedna postać, jednak w danym kwartale można uzyskać punkty za tylko dwa z nich.
4. Można organizować dwa spotkania kółka miesięcznie - jest to odpowiedzialność opiekuna oraz przewodniczącego, który powinien zrobić co najmniej jedno spotkanie, oraz wiceprzewodniczącego, który może zorganizować koło w zamian za przewodniczącego, co jednocześnie prowadzi do podniesienia jego rangi w hierarchii koła. Zachęcamy też do współpracy przewodniczącego z zastępcą.
5. Jeśli chcesz zostać przewodniczącym lub zastępcą koła (nawet jeśli ktoś inny jest już na tej pozycji), wystarczy zorganizować własne spotkanie oraz zgłosić to poniżej. Gdy pozostałe osoby zajmujące się kołem nie wykazują aktywności fabularnej i zainteresowania prowadzeniem spotkań, każde kolejne spotkanie bez ich udziału ma wpływ na członków. Dzięki temu, można ubiegać się o rolę zastępcy lub nawet przewodniczącego, przejmując ich obowiązki i tym samym powodując zmiany w zarządzie. Dla przykładu, w takim wypadku członek kółka po jednym zorganizowanym spotkaniu może zostać zastępcą.
6. Każdy uczestnik spotkania, który napisze na nim minimum 2 posty, zostanie nagrodzony 1 punktem kuferkowym i 10 punktami dla domu; przy napisaniu na nim min 5 postów może dostać 2 punkty kuferkowe; organizator zawsze otrzyma nagrodę w wysokości 2 punktów kuferkowych i 20 punktów dla domu. Rozdaniem nagród uczestnikom za spotkanie zajmuje się organizator. Jednak, by samemu dostać punkty kuferkowe zgłasza się on w tym temacie. Swoje punkty dla domu rozlicza razem z innymi uczestnikami, samodzielnie. Opiekun koła, który bierze udział w spotkaniu, ale nie jest jednocześnie jego organizatorem, nie może otrzymać za to punktów. Może z kolei rozliczyć to jako wątek w pracy (pod warunkiem spełnienia pozostałych zasad obowiązujących w rozliczaniu wątków pracowniczych). Natomiast pozostali nauczyciele czy asystenci, którzy biorą udział w spotkaniu koła, nie otrzymają za to ani punktów ani nie mogą rozliczyć tego jako aktywność w pracy.
7. Informacje o spotkaniu należy umieścić w temacie ze szkolnymi ogłoszeniami.
8. Aby dostać jeden punkt z fabularnych zadań, należy napisać wątek (co najmniej 5 postów, minimum 5 linijek na osobę), bądź rozpisać samonaukę na 3000 znaków (chyba, że w zadaniu napisano inaczej). Dodatkowo za wykonanie zadania otrzymujecie 10 pkt dla naszego domu. Aby dostać dwa punkty z fabularnych zadań należy rozpisać standardowy wątek (co najmniej 6 postów, długość minimum do końca avka). Uwaga! Tylko z jednego kółka możesz dostać aż 2 punkty do kuferka.
9. Przy nauki nowych zaklęć na kółku, należy je później dawać do kuferka wraz z punktami za spotkanie, jeśli zaklęcia są ponad poziomem punktów uczniów. Nie można dawać ich również więcej niż dwóch oraz progi nauczanego zaklęcia nie mogą być zbyt wysokie.
10. Przy stanowisku opiekuna kółka pojawiła się postać pół - fabularna, którą możecie traktować jako współprowadzącego. Oznacza to, że każdy kto chce może wziąć opiekuna i poprowadzić nim fabularnie zajęcia. Taka lekcja wlicza się do dwóch możliwych spotkań w miesiącu. Jeśli osoba prowadząca kółko nie ma nieobecności i aktywnie prowadzi swoje lekcje, prosimy o upewnienie się, czy nie będzie organizować go samodzielnie, bądź zadać pytanie do moderacji. Zgłoszenie nieobecności przez opiekuna kółka w odpowiednim temacie, automatycznie pozwala na prowadzenie kółka przez postać pół - fabularną.
11. Wykonane zadanie należy zgłaszać poniżej według podanego kodu.
12. Kółka mogą być organizowane w dowolnym miejscu w szkole. Mamy mnóstwo lokalizacji w Hogwarcie i prosimy, by spotkania nie były robione w klasach od danych przedmiotów, co może utrudniać tworzenie lekcji. Polecamy korzystanie z założonych już Sal Klubowych, bądź tworzenie nowych, jeśli jeszcze ich nie ma w spisie lokacji.